Privacy verklaring

 

Privacyverklaring voor Gemeente God is Liefde

 

Gemeente God is Liefde (Statutair: Gemeente van Gedoopte Christenen), gevestigd te Hengelo, Marskant 35, hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en respecteert jouw privacy. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

 

  1. Verantwoordelijke

 

Gemeente God is Liefde is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

 

  1. Welke gegevens verzamelen we?

 

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens van leden, regelmatige bezoekers en andere betrokkenen voor verschillende doeleinden. De gegevens die we verzamelen kunnen onder andere zijn:

 

Naam

Adres

Telefoonnummer

E-mailadres

Geboortedatum

Geslacht

Gezinsinformatie (bijvoorbeeld samenstelling van het gezin)

Bankgegevens (voor donaties en financiële transacties)

Foto- en filmmateriaal (bijvoorbeeld van kerkelijke evenementen).

Gegevens van huwelijk en doop

In beperkte mate houden we bij welke cursussen of bedieningen je binnen onze kerkgemeente hebt doorlopen of opgepakt.

Zorgvraag (hierover meer verderop in dit document)

 

  1. Doeleinden van de gegevensverwerking

 

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

 

Het onderhouden van contact met leden en regelmatige bezoekers van de kerk

Het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en andere informatie

Het administreren van donaties en financiële transacties

Het organiseren van evenementen en activiteiten

Het verlenen van zorg, binnen het kader van wat van een geestelijk huis verwacht mag worden

Het voldoen aan wettelijke verplichtingen

 

  1. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

 

Gemeente God is liefde verwerkt enkele bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die aparte uiteenzetting vragen:

 

Kinderwerk:

  1. We houden een lijst bij van alle kinderen die deelnemen aan groep 1 t/m 8 op de zondagschool. Deze lijst omvat de volgende gegevens:
    1. De groep op school waarin het kind zit, met als doel het kind te plaatsen in de onderbouw, middenbouw of bovenbouw groep van de zondagschool.
    2. Voor- en achternaam van het kind.
    3. Adres en postcode van het kind.
    4. Geboortedatum van het kind, met als doel bijvoorbeeld het versturen van verjaardagskaartjes en het bezorgen van kerstcadeautjes.
    5. Voornaam van beide ouders en het telefoonnummer van één ouder, zodat kinderwerkers weten welke ouders bij welk kind horen en contact kunnen opnemen in geval van vragen over het kind of calamiteiten.
    6. Deze adresgegevens worden up-to-date gehouden en worden alleen gedeeld binnen een App-groep waarin alleen de kinderwerkers van groep 1 t/m 8 zitten. Een disclaimer onderaan de adressenlijst benadrukt dat deze vertrouwelijke informatie uitsluitend bedoeld is voor gebruik binnen het kinderwerk en niet met anderen mag worden gedeeld.
  2. Per groep (onderbouw, middenbouw en bovenbouw) wordt een presentielijst bijgehouden met voor- en achternaam van het kind en de datum van de zondag of bijeenkomst. Hierop wordt genoteerd of het kind aanwezig is. De presentielijst wordt gebruikt om te monitoren welke kinderen regelmatig aanwezig zijn en welke kinderen vaak afwezig zijn. Aan kinderen die vaak afwezig zijn, wordt aandacht besteed via contact met de ouders.
  3. Voor het zondagschoolreisje wordt jaarlijks een (digitaal) aanmeldingsformulier, waarop ouders de voor- en achternaam van het kind invullen, de groep waarin het kind zit, de naam en het telefoonnummer van de ouder(s), en eventuele allergieën of andere relevante informatie waar rekening mee moet worden gehouden tijdens het uitje. Het doel van deze gegevensverwerking is om een veilige situatie te waarborgen tijdens het uitje buiten de kerk door over actuele contactgegevens van ouders te beschikken en op de hoogte te zijn van eventuele specifieke behoeften van de kinderen.

 

Tieners en Jeugd:

  1. Tieners tot 15 jaar
    1. Er wordt geen presentielijst bijgehouden. Er wordt uitsluitend via besloten App groepen met zowel tieners als hun ouders gecommuniceerd over activiteiten
    2. Er wordt een adressenlijst bijgehouden met de naam van de tiener, het adres, de geboortedatum, het mobiele nummer van de ouder en de tiener. Dit is voor noodgevallen, zodat de ouder te bereiken is, en ook voor bijvoorbeeld het versturen van kaartjes en uitnodigingen.

 

  1. Jeugd vanaf 15 jaar
    Er wordt geen presentielijst bijgehouden. Er wordt uitsluitend via besloten App groepen met de jeugd gecommuniceerd over activiteiten.

 

Zorg

Als kerkgemeente geloven wij dat wij horen te functioneren als een geestelijk gezin, waarin wij met elkaar onze zorgen en noden delen. Dit doen we door voor elkaar te bidden, elkaar te bemoedigen en daar waar wij kunnen, elkaar te helpen. 

Voor het verlenen van zorg, die valt onder de zorg waarvan men mag verwachten dat deze binnen een kerkgemeente wordt gegeven, worden de volgende zaken gecommuniceerd met uitsluitend toestemming van betrokken personen:

 

  • ziekte en ander lijden 
  • geboorte en overlijden
  • andere zorgvragen waarvan verwacht kan worden dat ze binnen een kerkgemeente gedeeld worden

 

Livestream en video

Onze kerkdiensten zijn openbaar te volgen via een livestream. Mededelingen over personen (zoals vraag om gebed) en bijdragen van personen  in de diensten (in het bijzonder minderjarigen) die niet expliciet toestemming hebben gegeven om onderdeel te zijn van de livestream, worden niet uitgezonden. Voor specifieke situaties kan expliciete toestemming worden gevraagd, vooral wanneer het gaat om het in beeld brengen van minderjarigen of het delen van persoonlijke informatie.

Verder blijven de beelden zoveel mogelijk beperkt tot beelden op en bij het podium, daarbij is niet altijd te voorkomen dat mensen die voor het podium langslopen of op de voorste rijen zitten herkenbaar in beeld komen. Wanneer je niet in beeld wenst te komen, kun je je melden bij de Teamleider van de samenkomst of activiteit. Het is goed te weten dat het gedeelte onder het balkon en het balkon zelf niet in beeld komen.

 

Onze opnames worden bewaard en staan op YouTube. De voorwaarden en het privacybeleid van YouTube zijn van toepassing hierop.

 

Gemeente God is Liefde  neemt op haar website en drukwerk, foto’s en filmbeelden op van medewerkers, contactpersonen, activiteiten en fragmenten van onze kerkdiensten en andere evenementen. Dit gebeurt met toestemming van de betrokken personen.

 

  1. Delen van gegevens met derden

 

Wij delen jouw persoonsgegevens alleen met derden als dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven genoemde doeleinden of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

 

  1. Bewaartermijn

 

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De bewaartermijn kan per doel verschillen. De verschillende bewaartermijnen vindt je verderop in dit document.

 

  1. Beveiliging van gegevens

 

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

 

  1. Jouw rechten

 

Je hebt altijd het het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens en om gegevensoverdraagbaarheid te verzoeken. Voor vragen of verzoeken met betrekking tot jouw privacy kun je contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou persoonlijk is gedaan, kunnen wij je vragen een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Je mag in deze kopie jouw pasfoto, MRZ (Machine Readable Zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) onleesbaar maken. Dit ter bescherming van je privacy. We streven ernaar om binnen vier weken op jouw verzoek te reageren.

 

  1. Wijzigingen in deze privacyverklaring

 

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. De meest recente versie zal altijd beschikbaar zijn op onze website.

 

  1. Contactgegevens

 

Als je vragen hebt over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens, kun je contact met ons opnemen via:

secretaris@godisliefde.nl

 

BEWAARTERMIJNEN

Arbeidsverhouding en Boekhouding

  • Fiscaal relevante gegevens salarisadministratie: 7 jaar na datum einde dienstverband
  • Gegevens ten behoeve het pensioen: Zo lang als nodig is voor de uitvoering van de pensioenovereenkomst (nb. nabestaandenpensioen)
  • Foto op website van medewerker: Zolang als nodig is voor een bepaalde bediening in de kerkgemeente
  • Debiteuren-crediteurenadministratie en overige persoonlijke gegevens in de boekhouding: 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar waarin de mutatie heeft plaatsgevonden. (bankafschriften worden bij de bank 7 jaar bewaard)

Ledenadministratie

  • Gegevens in de ledenregistratie: Zolang men lid, regelmatige bezoeker of meegeregistreerde met een bestaande relatie is en tot twee jaar na de uitschrijving

Gegevens ten behoeve van het gemeenteleven

  • Lijstjes met medewerkers: Zolang iemand medewerker is en een redelijke termijn daarna (streven is max 4 weken)
  • Lijsten van deelname aan activiteiten en/of groepen: Zolang de activiteit of deelname duurt en een redelijke termijn daarna (streven is max 4 weken)
  • Geluidsopnamen en beeldmateriaal via camera’s: Dezen blijven bewaard zonder specifieke bewaartermijn. Verwijdering vindt plaats als betrokken personen hun toestemming intrekken, het beëindigen van de gebruikersovereenkomst met Youtube of op basis van andere redelijke argumenten. 
  • Gegevens rondom doop, geloofsbelijdenis en huwelijk: Dit zijn feitelijke gegevens van de kerkgemeente die niet worden verwijderd
  • Hulpaanvragen: Zolang de hulprelatie voortduurt. In geval van financiële steun 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar waarin de financiële transactie heeft plaatsgevonden, voorzover het financiële documenten betreft. (bankafschriften worden bij de bank 7 jaar bewaard)
  • Gegevens over ziekte: Maximaal 1 week na melding tijdens kerkdienst of in de wekelijkse gebedsbrief
  • Contactformulier gemeente: Zolang als nodig is voor afhandeling vraag
  • Financiële gegevens: 7 jaar (bankafschriften worden bij de bank 7 jaar bewaard)
  • Toestemmingsformulieren: Zolang de verwerking duurt (dus bijvoorbeeld zo lang de foto van een bepaald persoon op de website staat), met een redelijke termijn daarna